La gestión documental PRL es una parte esencial de la prevención de riesgos laborales en cualquier empresa que desarrolla trabajos en España, especialmente cuando existen varios contratistas y subcontratistas implicados en una misma obra.
No disponer de un documento obligatorio, tener una acreditación caducada o presentar información que no corresponde con la actividad que realmente se ejecuta puede generar incidencias durante una inspección, impedir el acceso de trabajadores a una obra o dificultar la coordinación entre las empresas participantes.
Por este motivo, realizar una auditoría PRL documental antes de comenzar un proyecto permite detectar incumplimientos y documentación incompleta antes de que se conviertan en un problema.
¿Qué es una auditoría documental PRL?
Una auditoría documental PRL consiste en revisar de manera sistemática la documentación relacionada con la prevención de riesgos laborales para comprobar que está completa, vigente y adaptada a las características de la empresa y del proyecto.
Esta revisión puede incluir tanto documentación general de la empresa como aquella específica de una obra, trabajadores, maquinaria, equipos o actividades concretas.
Es importante diferenciar esta revisión de la auditoría del sistema de prevención regulada por el Reglamento de los Servicios de Prevención.
El Real Decreto 39/1997 establece que la auditoría del sistema de prevención es una evaluación sistemática, documentada y objetiva de la eficacia del sistema preventivo y regula cuándo debe realizarse una auditoría o evaluación externa.
Por tanto, cuando una empresa habla de una «auditoría documental PRL», normalmente puede estar haciendo referencia a una revisión de cumplimiento documental previa o complementaria, mientras que una auditoría legal del sistema preventivo tiene un alcance y unos requisitos específicos.
¿Qué documentación debe revisarse?
El alcance depende de la actividad, el número de trabajadores, el tipo de obra y las obligaciones concretas de la empresa. Sin embargo, una revisión de gestión documental PRL puede comprobar, entre otros aspectos:
Documentación general de la empresa
- Plan de prevención de riesgos laborales.
- Evaluación de riesgos.
- Planificación de la actividad preventiva.
- Organización preventiva adoptada.
- Concierto con el servicio de prevención, cuando corresponda.
- Formación e información preventiva.
- Vigilancia de la salud.
- Documentación relacionada con emergencias y primeros auxilios.
- Registros y evidencias de la actividad preventiva.
El plan de prevención debe integrar la prevención en el sistema general de gestión de la empresa y reflejar, entre otros elementos, su estructura organizativa, organización de la producción, modalidad preventiva y recursos destinados a la prevención.
Documentación de trabajadores
La revisión puede comprobar que la documentación correspondiente a las personas que accederán a la obra está disponible y actualizada.
Según las características del trabajo, puede incluir:
- Formación en PRL.
- Información sobre los riesgos del puesto.
- Aptitud médica cuando corresponda.
- Entrega y control de equipos de protección individual.
- Autorizaciones para trabajos específicos.
- Formación o acreditación para determinados equipos.
- Designación de recurso preventivo cuando sea exigible.
- Documentación de trabajadores desplazados en el caso de empresas extranjeras.
No todos los documentos son exigibles en todos los casos. Precisamente por ello, la revisión debe realizarse teniendo en cuenta la actividad concreta y no mediante una simple lista genérica de documentos.
Auditoría PRL de contratistas y subcontratistas
En construcción, la gestión documental adquiere una dimensión adicional debido a la concurrencia de diferentes empresas en una misma obra.
El contratista puede necesitar comprobar que las empresas subcontratadas disponen de la documentación preventiva necesaria antes de permitirles comenzar los trabajos.
Entre otros aspectos, pueden revisarse:
- Identificación y documentación de la empresa.
- Inscripción en el Registro de Empresas Acreditadas (REA), cuando corresponda.
- Organización preventiva.
- Formación de trabajadores.
- Aptitudes y acreditaciones.
- Documentación de maquinaria y equipos.
- Procedimientos de trabajo.
- Evaluaciones de riesgos.
- Entrega de EPI.
- Documentación específica exigida por el proyecto.
- Información y coordinación preventiva.
La Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) debe adaptarse a las características de cada situación de concurrencia empresarial. El INSST señala que la CAE debe considerarse un proceso adaptado a la naturaleza y estructura de la organización y a cada escenario concreto.
Por ello, la gestión documental no debería limitarse a almacenar archivos. Es necesario comprobar que la documentación realmente responde a los riesgos y actividades que se desarrollan.
Errores frecuentes que puede detectar una auditoría documental
Una revisión especializada puede identificar incidencias que no siempre son evidentes para el departamento administrativo de una empresa.
Algunos ejemplos son:
Documentación caducada.
Certificados, formaciones, reconocimientos o acreditaciones pueden haber superado su periodo de validez.
Documentación incompleta.
La empresa puede disponer de parte de los documentos necesarios, pero carecer de alguno imprescindible para completar el expediente.
Información que no coincide con la realidad de la obra.
El procedimiento documentado puede no corresponder con los trabajos que finalmente se ejecutan.
Trabajadores no incluidos en la documentación presentada.
Una incorporación de personal que no se actualiza en la plataforma documental puede generar una incidencia de acceso.
Maquinaria sin documentación actualizada.
Determinados equipos requieren documentación, revisiones o acreditaciones que deben estar disponibles antes de su utilización.
Problemas en la cadena de subcontratación.
Cuando participan varios niveles de empresas, es necesario mantener controlada la información correspondiente a cada interviniente.
Documentación presentada en otro país que no acredita por sí sola el cumplimiento de los requisitos españoles.
Este punto es especialmente relevante para las empresas extranjeras que desplazan trabajadores o ejecutan proyectos en España.
¿Por qué contratar a un experto en gestión documental PRL?
La legislación preventiva española contempla numerosas obligaciones que pueden variar dependiendo de la actividad, modalidad preventiva, características del centro de trabajo y tipo de obra.
Para una empresa que no está familiarizada con el marco normativo español, identificar qué documentación necesita puede resultar especialmente complejo.
Un consultor especializado puede realizar una revisión previa, identificar las carencias y establecer qué documentación debe completarse o actualizarse.
En el caso de las obras de construcción, además, puede ser necesario coordinar la documentación de diferentes empresas, trabajadores y equipos, así como gestionar plataformas documentales y requisitos específicos establecidos por el proyecto.
En GespreObra podemos ayudarte a revisar, preparar y gestionar la documentación preventiva de tu empresa en España, además de ofrecer servicios de CAE, coordinación de seguridad y salud, técnicos de PRL y oficina técnica. Si eres una empresa extranjera que va a ejecutar trabajos en España y quieres comprobar que tu documentación PRL está preparada antes de entrar en obra, contactanos y cuenta con el acompañamiento de un equipo especializado en prevención y coordinación de obras.
