Cuando una empresa contratista o subcontratista participa en una obra de construcción en España, no basta con disponer de trabajadores y medios adecuados para ejecutar los trabajos. También debe acreditar que cumple con las obligaciones en materia de Prevención de Riesgos Laborales (PRL) y aportar la documentación preventiva que corresponda antes y durante su intervención en la obra.
La documentación preventiva permite acreditar que la empresa, sus trabajadores, maquinaria y actividades cumplen con los requisitos exigidos por la normativa española y, además, facilita la coordinación entre todas las empresas que coinciden en el mismo centro de trabajo.
Para las empresas extranjeras que llegan a España para ejecutar una obra, esta gestión puede resultar especialmente compleja, ya que deben adaptar su documentación y procedimientos a las exigencias españolas.
¿Qué documentación preventiva debe presentar una empresa contratista?
Los documentos concretos pueden variar en función de las características de la obra, del tipo de actividad y de los requisitos establecidos por el promotor o el coordinador de seguridad y salud. Sin embargo, existen determinados documentos que suelen formar parte de la documentación preventiva de una empresa contratista.
1. Plan de Seguridad y Salud
Cuando la obra dispone de proyecto y está dentro del ámbito del Real Decreto 1627/1997, el contratista debe elaborar el Plan de Seguridad y Salud (PSS) a partir del Estudio o Estudio Básico de Seguridad y Salud.
El PSS adapta las previsiones preventivas del proyecto a los procedimientos concretos que utilizará la empresa para ejecutar los trabajos.
Antes de comenzar los trabajos, el plan debe contar con la aprobación correspondiente, según el tipo de obra y las responsabilidades establecidas por la normativa.
En este punto es importante que el documento no sea un modelo genérico. Debe reflejar los procedimientos reales de trabajo, los riesgos existentes y las medidas preventivas que se aplicarán durante la ejecución.
2. Acreditación de la organización preventiva
La empresa debe disponer de una organización preventiva adecuada y acreditar que sus recursos humanos, tanto a nivel directivo como productivo, cuentan con la formación preventiva necesaria.
La Ley 32/2006 establece estos requisitos específicamente para las empresas que intervienen como contratistas o subcontratistas en obras de construcción. También exige su inscripción en el Registro de Empresas Acreditadas (REA).
Por ello, el REA no debe confundirse con un simple documento administrativo. Forma parte de los requisitos que una empresa debe cumplir para intervenir en determinadas actividades de subcontratación dentro del sector de la construcción.
3. Documentación de trabajadores
La documentación preventiva también debe permitir acreditar que las personas que acceden a la obra están correctamente habilitadas para desarrollar sus funciones.
Dependiendo de la actividad y de los requisitos de la obra, puede incluir:
- Formación en prevención de riesgos laborales.
- Información sobre los riesgos del puesto.
- Aptitud médica para el puesto cuando corresponda.
- Entrega de equipos de protección individual (EPI).
- Autorizaciones para utilizar determinados equipos o maquinaria.
- Acreditaciones profesionales o formación específica.
- Designación de recursos preventivos cuando resulte exigible.
- Documentación relativa a trabajadores desplazados, cuando se trate de empresas extranjeras.
La documentación debe mantenerse actualizada y disponible para su revisión por los responsables de la coordinación preventiva.
¿Qué deben presentar las empresas subcontratistas?
Las subcontratas deben aportar documentación que permita a la empresa contratista y al resto de agentes de la obra comprobar que cumplen sus obligaciones preventivas.
Entre la documentación preventiva que puede solicitarse se encuentra:
Documentación de empresa
- Identificación y datos de la empresa.
- Inscripción en el REA cuando sea exigible.
- Organización preventiva.
- Certificados o acreditaciones de formación preventiva.
- Documentación relacionada con Seguridad Social y obligaciones laborales cuando sea requerida por el procedimiento de coordinación.
Documentación de trabajadores
- Relación de trabajadores que accederán a la obra.
- Formación PRL.
- Información preventiva.
- Aptitud médica, cuando corresponda.
- Entrega de EPI.
- Autorizaciones y acreditaciones específicas.
Documentación de trabajos y equipos
- Procedimientos de trabajo.
- Evaluaciones de riesgos específicas.
- Documentación de maquinaria y equipos.
- Revisiones e inspecciones de equipos.
- Certificados y manuales que resulten necesarios.
- Documentación de medios auxiliares.
Los requisitos pueden variar de una obra a otra. Por eso, además de cumplir la legislación, es necesario revisar las exigencias documentales establecidas por el promotor, el contratista y el coordinador de seguridad y salud.
Libro de Subcontratación: una obligación específica de las obras de construcción
La documentación preventiva no se limita a los expedientes de cada empresa y trabajador. La normativa española también establece obligaciones específicas para controlar la cadena de subcontratación.
La Ley 32/2006 establece que cada contratista debe disponer de un Libro de Subcontratación en cada obra incluida en su ámbito de aplicación. En él deben registrarse las subcontrataciones realizadas, el nivel de subcontratación, la empresa comitente, el objeto del contrato, determinados responsables y la información relativa a la entrega de la parte correspondiente del Plan de Seguridad y Salud, entre otros datos.
El Real Decreto 1109/2007 desarrolla las condiciones de este libro y establece que debe estar habilitado antes de realizar la subcontratación correspondiente. Además, debe mantenerse actualizado durante la ejecución de los trabajos.
Este aspecto adquiere especial importancia cuando intervienen varias empresas y diferentes niveles de subcontratación, ya que la normativa establece límites y obligaciones específicas sobre la cadena de subcontratación.
¿Cómo puede ayudar GespreObra a gestionar la documentación preventiva?
En GespreObra ofrecemos servicios especializados para empresas que necesitan organizar y mantener su documentación de PRL en obras de construcción en España.
Su servicio de gestión documental de contratas y subcontratas contempla la recopilación, revisión y archivo de documentación, seguimiento del personal, control de accesos y coordinación documental con el coordinador de seguridad y salud y el promotor.
También disponemos de oficina técnica en PRL, desde la que desarrolla documentación especializada como Planes de Seguridad y Salud, Estudios de Seguridad y Salud y Documentos de Gestión Preventiva de la Obra (DGPO).
Cuando el proyecto requiere una coordinación preventiva más amplia, podemos apoyar en la Coordinación de Seguridad y Salud en obra, incluyendo seguimiento de la documentación, control de accesos, seguimiento del Libro de Subcontratación y coordinación con contratistas y subcontratistas.
¿Tu empresa extranjera va a ejecutar una obra en España?
Te podemos acompañar desde la preparación de la documentación preventiva hasta su gestión durante la ejecución de los trabajos. Nuestro equipo ofrece asesoría en PRL, gestión documental, REA, trabajadores desplazados, planes de seguridad y salud, plataformas documentales y coordinación preventiva. Si tu empresa va a contratar o subcontratar trabajos de construcción en España, te invitamos a contactar con uno de nuestros consultores especializados permite centralizar estas gestiones y adaptar la documentación a las exigencias concretas de cada proyecto.
